Senior Management Assistant

Krijg jij energie van het ondersteunen van een aantal (senior) managers in een dynamische omgeving? Door de groei van ASML, in de omgeving van Eindhoven, zijn ze voortdurend op zoek naar nieuw talent. Ze verwelkomen proactieve teamspelers die hoogwaardige diensten kunnen leveren aan het Management Support Organization (MSO). De MSO is een centrale afdeling met ongeveer 170 mensen die meer dan 550 managers ondersteunen. ASML blijft groeien en benadrukt het belang van professionele ondersteuning voor haar (senior) managers.

Ben jij klaar om deel uit te maken van deze vooruitgang?

Als Senior Management Assistant ben je een vertrouwde zakelijke partner voor senior managers. Je ondersteunt managers op een administratieve en georganiseerde manier, waarbij je proactiviteit, initiatief, discretie en vertrouwelijkheid toepast om een effectieve en efficiënte uitvoering van alle managementondersteunende activiteiten te waarborgen. Jij bent de schakel tussen managers, collega's en verschillende afdelingen. Bovendien neem je de verantwoordelijkheid voor je werk, toon je een sterke drive om resultaten te behalen en toon je vastberadenheid bij het overwinnen van obstakels. Je zoekt proactief naar manieren om de klantenservice te verbeteren en beheert onafhankelijk verwachtingen om te voldoen aan de (toekomstige) behoeften van managers. Met een helikopterview ben je in staat procesverbeteringen te identificeren en zoek je voortdurend naar nieuwe manieren van werken in onze snel veranderende en internationale omgeving.

De taken van een Senior Management Assistant omvatten onder andere:

• Agenda- en vergaderbeheer: Effectief en efficiënt beheren van de agenda van je managers. Reserveren van kamers en faciliteiten.
• E-mailbeheer: Proactief doorzoeken en sorteren van de inbox. Reageren op e-mails; filteren wat je kunt doen. Prioriteer en maak je managers bewust van bepaalde onderwerpen die naar voren komen.
• Communicatie: Versturen van mededelingen, nieuwsbrieven, rapporten, enz. Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen of verzoeken van interne en externe partijen aan aangewezen managers of afdelingen. Schakelen met verschillende belanghebbenden binnen ASML en met bezoekers, klanten, leveranciers en/of externe relaties.
• Facilitaire diensten: bijvoorbeeld registratie en ontvangst van bezoekers, vloerbeheer.
• Reis- en onkostenbeheer: Optimaliseer reizen van hoge complexiteit in verschillende tijdzones, denk vooruit en neem beslissingen. Bereid reisexpense-rapporten voor.
• Voorbereiding en deelname aan vergaderingen: Organiseer en coördineer vergaderingen (bijv. workshops, evenementen) van de toegewezen afdeling of managers, neem en verspreid notulen en actielijsten.
• Project- en jaarplanningsondersteuning: Betrokken bij toegewezen projecten. Verwerf algemene kennis van het afdelingsjaarplan, activiteiten, projecten en dagelijkse prioriteiten om een soepele informatiestroom en workflow te waarborgen. Garandeer de kwaliteit.
• Eventmanagement: Betrokken bij de organisatie van evenementen van je afdeling. Toepassing van projectmanagementondersteuning bij de ontwikkeling en uitvoering van kleine/grote persoonlijke en/of bedrijfsevenementen zoals technologiedag, productiedag of algemene personeelsbijeenkomst.

ASML is een toonaangevende leverancier van geavanceerde technologiesystemen voor de halfgeleiderindustrie. Wij maken machines die chips produceren - de harten van de apparaten die ons informeren, vermaken en veilig houden; die onze kwaliteit van leven verbeteren en helpen bij het aanpakken van 's werelds moeilijkste problemen.

Als senior management assistant heb en ben je:

• Je hebt een afgeronde bacheloropleiding (HBO) of vergelijkbaar niveau op basis van werkervaring.
• Minimaal 7-10 jaar ervaring als managementassistent in een internationale en complexe omgeving.
• Vloeiend in zowel gesproken als geschreven Engels en Nederlands.
• Ervaring met complex internationaal agendabeheer is een must.
• Ervaring met werken in een dynamische internationale omgeving met meerdere belanghebbenden is zeer wenselijk.

Daarnaast beschik je over de volgende vaardigheden:

• Uitstekende communicatieve vaardigheden, het vermogen om te communiceren met diverse belanghebbenden op verschillende niveaus en openstaan voor het ontvangen en geven van feedback.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, bent resultaatgericht en hebt een can-do mentaliteit.
• Je kunt zelfstandig werken, problemen tijdig identificeren en oplossen en indien nodig escaleren.
• Je bent flexibel, staat open voor verandering en nieuwe ontwikkelingen, en doet aanbevelingen voor verbeteringen om de MSO uiteindelijk verder te professionaliseren.
• Je bent een enthousiast persoon met een positieve mindset en gedrevenheid voor succes.
• Je toont proactiviteit, neemt initiatief en weet prioriteiten te stellen.
• Je handelt vertrouwelijke zakelijke aangelegenheden met absolute discretie en integriteit.
• Je bent een teamspeler en fungeert als rolmodel voor de rest van je team.
• Je kunt beleid of planning vertalen naar groepsdoelstellingen.

Wij bieden jou;

• Een vast bruto maandloon vanaf € 3650,- op basis van 40 uur
• Je hebt recht op een ADV toeslag van 5%
• Je ontvangt een winstuitkering van 20%
• Een fulltime baan in dagdienst
• Een reiskostenvergoeding vanaf 10km enkele reis
• Een jaarcontract met uitzicht op een vaste baan
• Een werkomgeving met een open cultuur waar je ruimte krijgt om nieuwe ideeën te brengen, oplossingen te vinden en deel te nemen aan verschillende projecten
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling

Wil jij deze uitdagende rol als senior management assistant bekleden? Solliciteer dan nu!